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¿Qué es un Depósito directo?

El depósito directo consiste en la transferencia electrónica de fondos del empleador a las cuentas bancarias de sus empleados, utilizando el sistema de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH). Este es un método de pago eficiente y de bajo costo. El proceso de pago consiste en calcular el pago de la misma manera que en el caso de los pagos con cheque, pero enviando la información del pago a un servicio de procesamiento de depósito directo, que inicia los pagos electrónicos a las cuentas bancarias de los empleados a los que se paga de esta manera.

El servicio de tramitación deduce los fondos de la cuenta bancaria de una empresa antes de los depósitos directos, por lo que el flujo de efectivo tiende a ser algo más acelerado que si una empresa emitiera cheques y luego esperara varios días a que las cantidades que figuran en los cheques se retiraran de su cuenta bancaria.

La ACH es una red electrónica para la tramitación de las transacciones de débito y crédito dentro de los Estados Unidos y el Canadá. Los pagos de la ACH incluyen el depósito directo de la nómina, los pagos de la seguridad social, los reembolsos de impuestos y el pago directo de las facturas de las empresas y los consumidores. Dentro del sistema ACH, el ordenante es la entidad que origina las transacciones, y el receptor es la entidad que ha autorizado a un ordenante a iniciar un asiento de débito o de crédito en una cuenta de transacciones. Las transacciones pasan por los bancos emisores y receptores que están autorizados a utilizar el sistema ACH.

Las ventajas del depósito directo

El depósito directo es más eficiente que los pagos con cheque, porque no requiere una firma en cada pago, no hay cheques que entregar y los empleados no tienen que perder tiempo depositándolos en un banco. Además, los empleados que están fuera de vista pueden seguir confiando en que se les pague en efectivo en sus cuentas de manera oportuna. Por último, se eliminan todos los controles utilizados para vigilar los cheques.

El depósito directo también puede ser más eficiente desde la perspectiva de la asesoría de remesas. Varios proveedores de nóminas ofrecen la opción de notificar simplemente a los empleados por correo electrónico cuando se les ha enviado su pago, tras lo cual los empleados pueden acceder a un sitio web seguro para ver la información de su aviso de remesa. Este enfoque es mejor que el envío de una versión en papel de un aviso de remesa, porque los empleados también pueden acceder en línea a muchos años de información histórica sobre el pago, así como a sus formularios.

Problemas con el depósito directo

A pesar de sus ventajas de eficiencia, el depósito directo no es perfecto, ya que requiere que los empleados tengan cuentas bancarias. Si esto es un problema, considere la posibilidad de utilizar una solución combinada con tarjetas de pago para los empleados que no tienen una cuenta bancaria. Además, los bancos cobran una comisión por los pagos de depósito directo, aunque el costo neto de esta comisión es menor que el costo de las existencias de cheques, los costos de envío y las comisiones por procesamiento de cheques si en lugar de ello se pagara a los empleados con un cheque.

La implementación del depósito directo puede causar algunas dificultades iniciales, porque debe configurar correctamente la información de la cuenta bancaria de cada persona en el módulo de depósito directo de su software de nómina de sueldos (o el software proporcionado por su proveedor de nómina de sueldos subcontratado). Esta configuración inicial es notablemente propensa a errores y también suele requerir una transacción de prueba (la notificación previa) que retrasa la aplicación en un período de pago. Por consiguiente, incluso si un nuevo empleado se inscribe en el depósito directo inmediatamente, debe imprimir un cheque de pago para la primera nómina de esa persona, después de lo cual se puede utilizar el depósito directo.

Una última cuestión con el depósito directo es poder hacerlo desde una función interna de procesamiento de nóminas. Si el software de nómina no prevé el depósito directo, entonces tendrá que contratar a un tercero para que realice los pagos en nombre de la empresa. El depósito directo es mucho más fácil de implementar si está subcontratando la nómina, ya que el depósito directo es parte del conjunto de características estándar para todos los proveedores de nómina.

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