Categorías
Diccionario Contable

¿Qué es la Conciliación bancaria?

Visión general de la reconciliación bancaria

La conciliación bancaria es el proceso de cotejar los saldos de los registros contables de una entidad para una cuenta de efectivo con la información correspondiente de un estado de cuenta bancario.

El objetivo de este proceso es determinar las diferencias entre ambos y registrar los cambios en los registros contables según corresponda. La información del extracto bancario es el registro del banco de todas las transacciones que han afectado a la cuenta bancaria de la entidad durante el último mes.

Se debe realizar una conciliación bancaria a intervalos regulares para todas las cuentas bancarias, a fin de garantizar que los registros de caja de una empresa sean correctos. De lo contrario, puede ocurrir que los saldos de caja sean mucho más bajos de lo previsto, lo que daría lugar a cheques rebotados o a cargos por sobregiro.

Una conciliación bancaria también detectará algunos tipos de fraude a posteriori; esta información puede utilizarse para diseñar mejores controles sobre la recepción y el pago de efectivo.

Si la actividad de una cuenta bancaria es tan escasa que realmente no es necesario efectuar una conciliación bancaria periódica, cabe preguntarse por qué existe la cuenta. Tal vez sea mejor cerrar la cuenta y transferir los fondos residuales a una cuenta más activa. Al hacerlo, puede ser más fácil invertir los fondos residuales, así como vigilar el estado de la inversión.

Como mínimo, realice una conciliación bancaria poco después del final de cada mes, cuando el banco envíe a la empresa un extracto bancario que contenga el saldo de caja inicial del banco, las transacciones realizadas durante el mes y el saldo de caja final. Es aún mejor realizar una conciliación bancaria todos los días, sobre la base de la información del banco hasta la fecha, que debería estar disponible en el sitio web del banco. Completando una conciliación bancaria cada día, se pueden detectar y corregir los problemas inmediatamente. En particular, una conciliación diaria pondrá de relieve cualquier débito ACH de la cuenta que no haya autorizado; podrá entonces instalar un bloqueo de débito en la cuenta para evitar que esos débitos ACH se utilicen para retirar fondos de la cuenta sin su permiso.

Es sumamente improbable que el saldo de caja final de una empresa y el saldo de caja final del banco sean idénticos, ya que probablemente haya múltiples pagos y depósitos en tránsito en todo momento, así como comisiones por servicios bancarios (por aceptar cheques, registrar depósitos, etc.), multas (generalmente por sobregiros) y depósitos de fondos insuficientes que la empresa no haya registrado todavía.

El proceso esencial para una conciliación bancaria consiste en comenzar con el saldo de caja final del banco, añadir a éste los depósitos en tránsito de la empresa al banco, restar los cheques que aún no han sido compensados por el banco, y añadir o deducir cualquier otra partida. Luego, vaya al saldo de efectivo final de la compañía y deduzca de él cualquier cargo por servicios bancarios, cheques NSF y multas, y añada a ello cualquier interés ganado. Al final de este proceso, el saldo bancario ajustado debe ser igual al saldo final de efectivo ajustado de la compañía.

Terminología de conciliación bancaria

Los términos clave que hay que tener en cuenta cuando se trata de una conciliación bancaria son:

Depósito en tránsito. Efectivo y/o cheques que han sido recibidos y registrados por una entidad, pero que aún no han sido registrados en los registros del banco donde la entidad deposita los fondos. Si esto ocurre a fin de mes, el depósito no aparecerá en el extracto bancario, por lo que se convierte en un elemento de conciliación en la conciliación bancaria. Un depósito en tránsito se produce cuando un depósito llega al banco demasiado tarde para que se registre ese día, o si la entidad envía por correo el depósito al banco (en cuyo caso un envío por correo de varios días puede causar un retraso), o si la entidad aún no ha enviado el depósito al banco en absoluto.

Cheque pendiente. Pago con cheque que ha sido registrado por la entidad emisora, pero que aún no ha sido compensado en su cuenta bancaria como una deducción del efectivo. Si aún no ha sido compensado por el banco a fin de mes, no aparece en el extracto bancario de fin de mes, por lo que es una partida de conciliación en la conciliación bancaria de fin de mes.

Cheque NSF. Un cheque que no fue honrado por el banco de la entidad que lo emitió, debido a que la cuenta bancaria de la entidad no contiene fondos suficientes. NSF es un acrónimo de “no hay fondos suficientes”. A la entidad que intenta cobrar un cheque NSF se le puede cobrar una comisión de tramitación por su banco. La entidad que emite un cheque NSF seguramente tendrá que pagar una comisión por su banco.

Procedimiento de conciliación bancaria

El siguiente procedimiento de conciliación bancaria supone que se está creando la conciliación bancaria en un programa informático de contabilidad, lo que facilita el proceso de conciliación:

Introduzca el módulo de software de reconciliación bancaria. Aparecerá una lista de cheques no compensados y depósitos no compensados.

Marque en el módulo de reconciliación bancaria todos los cheques que aparecen en el extracto bancario como compensados en el banco.

Marque en el módulo de conciliación bancaria todos los depósitos que figuran en el extracto bancario como compensados por el banco.

Introduzca como gastos todos los cargos bancarios que aparezcan en el extracto bancario y que no se hayan registrado ya en los registros de la empresa.

Introduzca el saldo final en el extracto bancario. Si los saldos contables y bancarios coinciden, contabilice todos los cambios registrados en la conciliación bancaria y cierre el módulo. Si los saldos no coinciden, entonces continúe revisando la conciliación bancaria para encontrar partidas de conciliación adicionales. Busque las siguientes partidas:

Cheques registrados en los registros bancarios por un monto diferente al registrado en los registros de la empresa.

Depósitos registrados en los registros bancarios por un monto diferente al registrado en los registros de la empresa.

Cheques registrados en los registros bancarios que no están registrados en absoluto en los registros de la empresa.

Depósitos registrados en los registros bancarios que no están registrados en absoluto en los registros de la empresa.

Transferencias electrónicas entrantes de las que se ha extraído una tasa de levantamiento.

Problemas de conciliación bancaria

Hay varios problemas que surgen continuamente como parte de la conciliación bancaria, y de los cuales usted debe ser consciente. Lo son:

Cheques sin pagar que siguen sin ser presentados. Habrá un número residual de cheques que o bien no se presentan al banco para el pago durante mucho tiempo, o que nunca se presentan para el pago. A corto plazo, debe tratarlos de la misma manera que cualquier otro cheque no compensado: simplemente manténgalos en la lista de cheques no compensados de su software de contabilidad, para que sean una partida de conciliación continua. A largo plazo, debería ponerse en contacto con el beneficiario para ver si alguna vez recibió el cheque; es probable que tenga que anular el cheque antiguo y emitir uno nuevo.

Los cheques se liberan en el banco después de haber sido anulados. Como se ha señalado en el número especial anterior, si un cheque permanece sin liquidar durante mucho tiempo, probablemente anulará el cheque antiguo y emitirá uno nuevo. ¿Pero qué pasa si el beneficiario cobra el cheque original? Si lo anuló con el banco, el banco debería rechazar el cheque cuando se presente. Si no lo anuló con el banco, entonces debe registrar el cheque con un crédito en la cuenta de efectivo y un débito para indicar el motivo del pago (como una cuenta de gastos, o un aumento en una cuenta de efectivo o una disminución en una cuenta de pasivo). Si el beneficiario aún no ha cobrado el cheque de reemplazo, debe anularlo con el banco de inmediato para evitar un pago doble. En caso contrario, deberá solicitar al beneficiario el reembolso del segundo cheque.

Los cheques depositados son devueltos. Hay casos en los que el banco se negará a depositar un cheque, generalmente porque está girado contra una cuenta bancaria situada en otro país. En este caso, deberá revertir el asiento original relacionado con ese depósito, que será un crédito en la cuenta de efectivo para reducir el saldo de caja, con el correspondiente débito (aumento) en la cuenta de cuentas por cobrar.

Otra posibilidad que puede estar causando problemas es que las fechas cubiertas por el estado de cuenta bancaria hayan cambiado, de modo que algunas partidas se incluyan o excluyan. Esta situación sólo debería producirse si alguien de la empresa solicita al banco que modifique la fecha de cierre de la cuenta bancaria de la empresa.

Ejemplo de reconciliación bancaria

ABC International está cerrando sus libros para el mes que terminó el 30 de abril. El controlador de ABC debe preparar una conciliación bancaria basada en los siguientes puntos:

El extracto bancario contiene un saldo bancario final de 320.000 euros.

El extracto bancario contiene un cargo de 200 euros por la impresión de nuevos cheques que la compañía ordenó.

El estado de cuenta contiene un cargo de 150 euros por operar la cuenta bancaria.

El extracto bancario rechaza un depósito de 500 euros por no tener fondos suficientes y cobra a la empresa un cargo de 10 euros por el rechazo.

El extracto bancario contiene ingresos por intereses de 30 euros.

ABC emitió 80.000 euros de cheques que aún no han sido pagados por el banco.

ABC depositó 25.000 euros de cheques a fin de mes que no fueron depositados a tiempo para aparecer en el estado de cuenta del banco.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *