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Como contabilizar anticipos de nóminas

Descripción

Para muchas empresa la demanda un anticipo de la nómina por parte de un trabajador es algo cotidiano, pero cuando no lo es se generan dudas de como contabilizarlo y cosas como:

  • ¿La empresa está obligada a realizar un anticipo de salario?
  • ¿Qué porcentaje del salario te pueden solicitar?

Obligatoriedad de realizar el anticipo de salario

El anticipo de la nómina es un derecho del trabajador por cuenta ajena desarrollado en el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores, dado lo cual la empresa tiene obligación de realizar dicho anticipo si el trabajador lo pide.

Cuantía del anticipo de nómina

Tal y cómo cita el Estatuto de los Trabajadores al mismo tiempo se dicta el derecho del trabajador a percibir un anticipo de su nómina este derecho está limitado a la cantidad en días del trabajo ya realizado y que por lo tanto está pendiente de liquidar.

Por ejemplo el día 20 del mes el trabajador solicita un anticipo de su nómina, correspondería a los 19 primeros días del mes y la empresa no puede negarse a ello. El anticipo de la nómina se realizará sobre el neto de la nómina a percibir, descontando la parte proporcional de los días correspondientes tanto de Seguros Sociales a cargo del trabajador como de las retenciones a cuenta del IRPF.

Asiento del anticipo de la nómina.

Vamos a suponer que un trabajador tiene una nómina con las siguientes características:

  • Retribución bruta = 1.350 €
  • S.S. a cargo de la empresa (cuota patronal) = 419,85 €
  • S.S. a cargo del trabajador (cuota trabajador) = 86,40 €
  • Retención por I.R.P.F. = 10%
  • Retribución neta*: 1.137,24 €

Aplicamos tanto la retención a cuenta del IRPF como la seguridad social a su cargo.

El trabajador ha solicitado un anticipo de nómina de 500 € el día 20 del mes.
El salario neto que ya ha trabajado hasta la fecha será el correspondiente a 19 días esto es: 37,91 € Salario neto /día x 19 días = 720,25 €.

Como ha pedido menos de lo que la empresa le debe por el tiempo trabajado, la empresa no se puede oponer.

20/XX/20XX Contabilización del anticipo

DebeHaber
500 € ( 460 ) Anticipos de remuneracionesa( 572 ) Bancos 500 €

30/XX/20XX Contabilización de la nómina descontanto del anticipo de salario realizado

Debe Haber
1.350€ ( 640 ) Sueldos y salarios

419.85 € ( 642 ) S.S. a cargo de la empresa
a( 476 ) Organismos de la S.S. acreedores 506.25€
( 4751 ) H.P. acreedor por retenciones practicadas 126,36€
( 460 ) Anticipos de remuneraciones 500 €
( 572 ) Bancos 637,24€
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¿Qué es una Nota de crédito?

Un memorando de crédito es una contracción del término “memorando de crédito”, que es un documento emitido por el vendedor de bienes o servicios al comprador, en el que se reduce la cantidad que el comprador debe al vendedor según los términos de una factura anterior. El memorando de crédito suele incluir detalles de la razón exacta por la que se ha emitido la cantidad indicada en el memorando, que pueden utilizarse más adelante para agregar información sobre los memorandos de crédito a fin de determinar por qué el vendedor los está emitiendo.

Un abono puede emitirse porque el comprador devolvió la mercancía al vendedor, o porque existe una disputa de precios, o una concesión de comercialización, u otras razones por las que el comprador no pagará al vendedor el importe total de la factura. El vendedor registra el abono como una reducción de su saldo de cuentas por cobrar, mientras que el comprador lo registra como una reducción de su saldo de cuentas por pagar.

El vendedor siempre debe revisar sus abonos abiertos al final de cada período de presentación de informes para ver si pueden vincularse a las cuentas por cobrar abiertas. Si el programa informático de contabilidad lo permite, esto reduce el monto total en dólares de las facturas pendientes y puede utilizarse para reducir los pagos a los proveedores.

Si el comprador aún no ha pagado al vendedor, puede utilizar el abono como compensación parcial de su pago al vendedor basado en la factura. Si el comprador ya ha pagado el importe total de la factura, tiene la opción de utilizar el abono para compensar un pago futuro al vendedor, o como base para exigir un pago en efectivo a cambio del abono.

Un abono puede clasificarse como un abono interno, en cuyo caso no se envía ninguna copia al comprador. Este enfoque se suele utilizar cuando la empresa está cancelando un saldo pendiente de cobro.

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¿Qué es el cálculo de días de ventas pendientes?

Los días de ventas pendientes (DSO) es el promedio de días que las cuentas por cobrar permanecen pendientes antes de ser cobradas. Se utiliza para determinar la eficacia de los esfuerzos de crédito y cobro de una empresa para permitir el crédito a los clientes, así como su capacidad para cobrarles.

Cuando se mide a nivel de cliente individual, puede indicar cuándo un cliente tiene problemas de flujo de caja, ya que el cliente intentará estirar la cantidad de tiempo antes de pagar las facturas. La medición puede utilizarse internamente para vigilar el monto aproximado de efectivo invertido en las cuentas por cobrar.

No existe un número absoluto de días de ventas pendientes que represente una gestión excelente o deficiente de las cuentas por cobrar, ya que la cifra varía considerablemente según el sector y las condiciones de pago subyacentes. Por lo general, una cifra superior en un 25% a las condiciones estándar permitidas puede representar una oportunidad de mejora. Por el contrario, una cifra de días de ventas pendientes que se aproxime mucho a las condiciones de pago concedidas probablemente indica que la política de crédito de una empresa es demasiado estricta.

La fórmula para los días de ventas pendientes es:

(Cuentas por cobrar ÷ Ingresos anuales) × Número de días en el año

Como ejemplo del cálculo del DSO, si una empresa tiene un saldo medio de cuentas por cobrar de 200.000 dólares y ventas anuales de 1.200.000 dólares, entonces su cifra de DSO es:

($200,000 Cuentas por cobrar ÷ $1,200,000 Ingresos anuales) × 365 Días

= 60.8 días de ventas pendientes

El cálculo indica que la empresa necesita 60,8 días para cobrar una factura típica.

Una forma efectiva de usar la medición de los días de ventas pendientes es seguirla en una línea de tendencia, mes a mes. Al hacerlo, se muestra cualquier cambio en la capacidad de la organización para cobrar a sus clientes. Si un negocio es muy estacional, una variación consiste en comparar la medición con la misma métrica del mismo mes del año anterior; esto proporciona una base más razonable para la comparación.

Independientemente de la forma en que se utilice esta medición, recuerde que suele compilarse a partir de un gran número de facturas pendientes de pago, por lo que no proporciona ninguna información sobre la posibilidad de cobrar una factura específica. Por lo tanto, debe complementarse con un examen continuo del informe de cuentas por cobrar antiguas y las notas de cobro del personal de cobranza.

El DSO puede ser una medida útil para un adquirente. Puede buscar empresas con cifras inusualmente altas de DSO, con la intención de adquirir las empresas y luego mejorar sus actividades de crédito y cobranza. De esta manera, pueden despojar a las empresas adquiridas de parte del capital de trabajo, reduciendo así el monto del costo de adquisición inicial.

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¿Qué es el control interno de una empresa?

El control interno es un conjunto de actividades entrelazadas que se superponen a los procedimientos operativos normales de una organización, con la intención de salvaguardar los activos, reducir al mínimo los errores y asegurar que las operaciones se realicen de manera aprobada. Otra forma de considerar el control interno es que estas actividades son necesarias para mitigar la cantidad y los tipos de riesgo a los que se somete una empresa. Los controles también son útiles para producir sistemáticamente estados financieros fiables.

El control interno tiene un precio, a saber, que las actividades de control suelen ralentizar el flujo del proceso natural de una empresa, lo que puede reducir su eficiencia general. Por consiguiente, el desarrollo de un sistema de control interno requiere que la administración equilibre la reducción del riesgo con la eficiencia. Este proceso puede dar lugar a veces a que la administración acepte un cierto grado de riesgo a fin de crear un perfil estratégico que permita a una empresa competir más eficazmente, incluso si sufre pérdidas ocasionales debido a la reducción deliberada de los controles.

Un sistema de controles internos tiende a aumentar en amplitud a medida que una empresa aumenta de tamaño. Esto es necesario, porque los fundadores originales no tienen tiempo para mantener una supervisión completa cuando hay muchos empleados y/o ubicaciones. Además, cuando una empresa sale a bolsa, hay requisitos adicionales de control financiero que deben aplicarse, especialmente si las acciones de la empresa van a cotizar en una bolsa de valores. Así pues, el costo de los controles tiende a aumentar con el tamaño.

El control interno se presenta de muchas formas, entre las que se incluyen las siguientes:

Un consejo de administración supervisa toda la organización, proporcionando la dirección del equipo de gestión.

Los auditores internos examinan rutinariamente todos los procesos, buscando fallas que puedan ser corregidas ya sea con nuevos controles o con ajustes de los controles existentes.

Los procesos se modifican de modo que en cada uno de ellos participe más de una persona; esto se hace de modo que las personas puedan verificarse mutuamente, reduciendo así los incidentes de fraude y la probabilidad de que se produzcan errores.

Se restringe el acceso a los registros informáticos, de modo que la información sólo se pone a disposición de las personas que la necesitan para realizar tareas específicas. Al hacerlo se reduce el riesgo de robo de información y el riesgo de robo de activos mediante la modificación de los registros de propiedad.

Los activos se guardan bajo llave cuando no se utilizan, lo que hace más difícil robarlos.

Un concepto clave es que ni siquiera el más completo sistema de control interno eliminará por completo el riesgo de fraude o error. Siempre habrá unos pocos incidentes, normalmente debidos a circunstancias imprevistas o a un esfuerzo excesivamente determinado por parte de alguien que quiera cometer un fraude.

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¿Cuál es la diferencia entre el saldo del libro mayor y el saldo disponible?

El saldo contable y el saldo disponible son términos utilizados por un banco para la posición de efectivo de una cuenta corriente. El saldo del libro mayor es el saldo disponible al comienzo del día. El saldo disponible puede definirse de dos maneras diferentes; son:

  • El saldo de libro, más o menos cualquier actividad posterior durante el día; esencialmente, es el saldo final en cualquier momento del día; o
  • El saldo del libro mayor, menos los cheques depositados pero aún no puestos a disposición del titular de la cuenta, así como otros créditos que aún no se han contabilizado en la cuenta.

Esta última definición es la más utilizada. Así pues, en la mayoría de las situaciones, la principal diferencia entre el saldo del libro mayor y el saldo disponible son los cheques que la empresa o la persona ha depositado en su cuenta, pero que el banco aún no ha puesto a disposición para su utilización. El motivo de este retraso es que el banco debe pagar primero al banco de la entidad que emitió el cheque. Una vez transferido el efectivo, éste se pondrá a disposición del titular de la cuenta.

Los bancos pueden retrasar la disponibilidad de este efectivo para el titular de la cuenta, con lo que se ganan intereses por el efectivo retenido.

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¿Qué es la cuenta de pérdidas y ganancias?

La cuenta de pérdidas y ganancias (P&G) es un estado financiero que resume los ingresos, los costos y los gastos incurridos durante un período específico, generalmente un trimestre o año fiscal. La cuenta de pérdidas y ganancias es sinónimo de la cuenta de resultados. Estos registros proporcionan información sobre la capacidad o incapacidad de una empresa para generar beneficios mediante el aumento de los ingresos, la reducción de los costos o ambos. Algunos se refieren al estado de ganancias y pérdidas como un estado de ganancias y pérdidas, estado de resultados, estado de operaciones, estado de resultados financieros o ingresos, estado de ganancias o estado de gastos.

La gestión de la cuenta de pérdidas y ganancias se refiere a la forma en que una empresa gestiona su cuenta de pérdidas y ganancias mediante la gestión de los ingresos y los costos.

El estado de ganancias y pérdidas es uno de los tres estados financieros que toda empresa pública emite trimestral y anualmente, junto con el balance y el estado de flujo de caja. A menudo es el estado financiero más popular y común en un plan de negocios, ya que muestra rápidamente la cantidad de ganancias o pérdidas generadas por un negocio.

El estado de resultados, como el estado de flujo de caja, muestra los cambios en las cuentas durante un período determinado. El balance general, por otra parte, es una instantánea, que muestra lo que la empresa posee y debe en un solo momento. Es importante comparar el estado de resultados con el estado de flujo de caja ya que, según el método de contabilidad de devengo, una empresa puede registrar los ingresos y gastos antes de que el efectivo cambie de manos.

La cuenta de resultados sigue una forma general, como se ve en el ejemplo que figura a continuación. Comienza con una entrada para los ingresos, conocida como la línea superior, y resta los costos de hacer negocios, incluyendo el costo de los bienes vendidos, los gastos de operación, los gastos de impuestos y los gastos de intereses. La diferencia, conocida como línea inferior, es el ingreso neto, también conocido como beneficio o ganancia. Puede encontrar muchas plantillas para crear un estado de cuenta de pérdidas y ganancias personal o de negocios en línea de forma gratuita.

Es importante comparar los estados de ingresos de diferentes períodos contables, ya que los cambios en los ingresos, los costos de operación, los gastos de investigación y desarrollo y las ganancias netas a lo largo del tiempo son más significativos que las cifras en sí. Por ejemplo, los ingresos de una empresa pueden crecer, pero sus gastos pueden crecer a un ritmo más rápido.

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¿Qué es un cambio de inventario?

La variación de inventario es la diferencia entre los totales de inventario del último período de presentación de informes y el actual. El concepto se utiliza en el cálculo del costo de las mercancías vendidas y en el departamento de gestión de materiales como punto de partida para examinar la eficacia de la gestión del inventario. También se utiliza en la presupuestación para estimar las futuras necesidades de efectivo. Si una empresa sólo emite estados financieros sobre una base anual, entonces el cálculo de la variación del inventario abarcará un período de tiempo de un año. Lo más frecuente es que el cambio de inventario se calcule sobre un mes o un trimestre solamente, lo que indica la frecuencia más normal con que se emiten los estados financieros.

Por ejemplo, si el inventario final a finales de febrero era de 400.000 euros y el inventario final a finales de marzo era de 500.000 euros, entonces el cambio en el inventario era de +100.000 euros.

El cálculo de los cambios en el inventario es aplicable a las siguientes áreas:

Contabilidad. El cambio de inventario forma parte de la fórmula utilizada para calcular el costo de las mercancías vendidas para un período de informe. La fórmula completa es: Inventario inicial + Compras – Inventario final = Precio de coste. La cifra de modificación de inventario puede sustituirse en esta fórmula, de modo que la fórmula de sustitución es: Compras + Reducción de inventario – Aumento de inventario = Precio de coste. Por lo tanto, puede utilizarse para comprimir ligeramente el cálculo del precio de coste.

Gestión de inventario. El personal de gestión de materiales utiliza el concepto de cambio de inventario para determinar cómo sus políticas de compra y uso de materiales han alterado la inversión neta de la empresa en inventario. Por lo general, hacen un desglose de la cifra de cambios en el inventario y revisan los cambios para cada tipo de inventario (por ejemplo, materias primas, trabajo en curso y productos terminados), y luego hacen un desglose más detallado para ver dónde se produjeron los cambios a nivel de cada unidad de mantenimiento de existencias. El resultado de este análisis puede incluir cambios en las políticas de pedidos, la corrección de listas de materiales defectuosos y alteraciones en el programa de producción.

Presupuesto de efectivo. El personal de presupuesto estima el cambio de inventario en cada período futuro. Ello repercute en la cantidad de efectivo necesaria en cada uno de esos períodos, ya que una reducción del inventario genera efectivo para otros fines, mientras que un aumento del inventario requerirá el uso de efectivo.

El concepto se utiliza también en un sentido general para hacer un seguimiento de la inversión general en inventario, que la administración puede vigilar para ver si los niveles de capital de explotación aumentan a un ritmo demasiado rápido.

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Cuenta contable material de oficina

Si tienes un pequeño negocio, registrar los suministros de oficina como gastos del negocio es algo que debes llevar. Los procedimientos de contabilidad de oficina y el mantenimiento de registros son importantes para que pueda preparar informes financieros internos y declaraciones de impuestos precisos. Aunque el Servicio de Impuestos Internos espera que usted pueda mostrar pruebas de cualquier gasto comercial que reclame, el saber exactamente cuánto dinero ha salido puede ayudar a reducir su responsabilidad fiscal.

¿Cómo se debe clasificar el material de oficina?

Los suministros de oficina incluyen papel de copia, cartuchos de tóner, formularios de negocios, bolígrafos, lápices, blocs de notas, sobres de cartas y otros suministros de escritorio. Normalmente se considera que el material de oficina es un gasto asociado con la administración de la empresa. Cuando se utiliza la base de acumulación de la contabilidad, se registra el material de oficina no utilizado en una cuenta de activos y se carga a una cuenta de gastos a medida que se utiliza.

Si no gasta mucho dinero en suministros de oficina, puede cargar el gasto en el momento de hacer la compra. Es importante distinguir entre los suministros de oficina, que son gastos y equipo de oficina que deben ser depreciados de acuerdo con El Balance de la Pequeña Empresa.

¿Qué es una cuenta de gastos?

En el mundo de la contabilidad, cada transacción de negocios involucra por lo menos dos cuentas. Un gasto es un costo en el que se incurre durante las actividades operativas normales de su negocio. De acuerdo con AccountingTools, cuando usted carga suministros de oficina como un gasto a una cuenta como la de Suministros de Oficina, usted acreditaría una cuenta de efectivo si pagara por los suministros con dinero en efectivo. Pero si utiliza una tarjeta de crédito o recibe una factura que tiene que pagar, registra el gasto de suministros de oficina en la cuenta de Cuentas por Pagar. En el plan de cuentas, la cuenta de Efectivo es una cuenta de activos corrientes. La cuenta de Suministros de oficina es una cuenta de gastos operativos y la de Cuentas por pagar es una cuenta de pasivos.

¿Por qué es importante registrar los débitos y créditos?


Los débitos aumentan el saldo de una cuenta de gastos, mientras que los créditos disminuyen el saldo de una cuenta de activos. Por ejemplo, si paga en efectivo por suministros de oficina y acredita la cuenta de efectivo, el saldo de la cuenta de efectivo disminuye. Cuando se utiliza un sistema de contabilidad por partida doble, también se debe cargar la cuenta de Suministros de oficina, lo que aumenta el saldo de esa cuenta. Para cargar una cuenta, se hace la entrada en el lado izquierdo de la cuenta. Para acreditar una cuenta, se ingresa el monto en el lado derecho de la cuenta de acuerdo al Entrenador de Contabilidad.

¿Cómo se ajustan los asientos para los gastos prepagados?


Los artículos de oficina son típicamente gastos prepagados. Aunque los pagues cuando los compras, los usas gradualmente. Cuando se utiliza un sistema de contabilidad de acumulación, el mes en el que se registra por primera vez una transacción podría no ser el período contable en el que realmente se produce el gasto. Por consiguiente, es necesario hacer un asiento de ajuste más tarde. Si inicialmente se registra el material de oficina como un activo, se convierte en un gasto cuando se utiliza. En ese caso, usted haría un asiento de ajuste en sus registros contables al final del período contable.

Por ejemplo, si utiliza suministros de oficina por valor de 200 dólares durante el mes, realizaría un asiento de ajuste para contabilizar un débito por ese monto en la cuenta de gastos de Suministros de oficina. También ingresaría un crédito por ese monto en la cuenta de activos de Suministros.

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Contabilidad para organizaciones sin fines de lucro (ONGs)

La contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro se refiere al sistema único de registro y presentación de informes que se aplica a las operaciones comerciales realizadas por una organización sin fines de lucro. Una entidad sin fines de lucro es aquella que no tiene intereses de propiedad, que tiene un propósito operativo distinto del de obtener un beneficio y que recibe contribuciones significativas de terceros que no esperan recibir un rendimiento. La contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro emplea los siguientes conceptos que difieren de la contabilidad de una entidad con fines de lucro:

Activos netos. Los activos netos sustituyen al patrimonio en el balance, ya que no hay inversores que tomen una posición de patrimonio en una entidad sin fines de lucro.

Restricciones de los donantes. El activo neto se clasifica como con restricciones de los donantes o sin ellas. Los activos con restricciones de los donantes sólo se pueden utilizar de ciertas maneras, y con frecuencia se asignan sólo a programas específicos. Los activos sin restricciones de los donantes pueden utilizarse para cualquier propósito.

Programas. Existe una organización sin fines de lucro para proporcionar algún tipo de servicio, que se denomina programa. Una organización sin fines de lucro puede operar varios programas diferentes, cada uno de los cuales se contabiliza por separado. Al hacerlo, se pueden ver los ingresos y gastos asociados a cada programa.

Gestión y administración. Los costos pueden asignarse a la clasificación de gestión y administración, que se refiere a la estructura general de gastos generales de una organización no lucrativa. Los donantes quieren que esta cifra sea lo más baja posible, lo que implica que el grueso de sus contribuciones vaya directamente a los programas.

Recaudación de fondos. Los costos pueden asignarse a la clasificación de recaudación de fondos, que se refiere a las actividades de venta y mercadeo de una organización sin fines de lucro, tales como solicitudes, eventos de recaudación de fondos y la redacción de propuestas de subvención.

Estados financieros. Los estados financieros producidos por una entidad sin fines de lucro difieren en varios aspectos de los emitidos por una entidad con fines de lucro. Por ejemplo, el estado de actividades reemplaza al estado de resultados, mientras que el estado de situación financiera reemplaza al balance. Tanto las entidades con fines de lucro como las sin fines de lucro emiten un estado de las corrientes de efectivo. Por último, no existe un equivalente sin fines de lucro para el estado del capital contable, ya que una entidad sin fines de lucro no tiene capital.

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¿Qué es el arbitraje contable?

El arbitraje es el acto de comprar y vender un activo en diferentes mercados para aprovechar las diferencias de precios en esos mercados.

Cuando hay varias partes que participan en el arbitraje de manera continua, el precio cotizado en múltiples mercados tiende a converger hasta que las diferencias de precios ya no permiten un beneficio del arbitraje.

Por ejemplo, una persona descubre que un velero puede comprarse en Seattle por 50.000 euros y venderse en Madrid por 80.000 euros. El costo de transportar el velero a Madrid es de 10.000 euros por lo que existe la posibilidad de un beneficio de arbitraje de 20.000 euros por velero.

El concepto de arbitraje es especialmente frecuente en los mercados financieros, donde los sistemas automatizados de comercio detectan anomalías en los precios casi instantáneamente y crean transacciones de arbitraje para obtener beneficios.