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Cuenta contable material de oficina

Si tienes un pequeño negocio, registrar los suministros de oficina como gastos del negocio es algo que debes llevar. Los procedimientos de contabilidad de oficina y el mantenimiento de registros son importantes para que pueda preparar informes financieros internos y declaraciones de impuestos precisos. Aunque el Servicio de Impuestos Internos espera que usted pueda mostrar pruebas de cualquier gasto comercial que reclame, el saber exactamente cuánto dinero ha salido puede ayudar a reducir su responsabilidad fiscal.

¿Cómo se debe clasificar el material de oficina?

Los suministros de oficina incluyen papel de copia, cartuchos de tóner, formularios de negocios, bolígrafos, lápices, blocs de notas, sobres de cartas y otros suministros de escritorio. Normalmente se considera que el material de oficina es un gasto asociado con la administración de la empresa. Cuando se utiliza la base de acumulación de la contabilidad, se registra el material de oficina no utilizado en una cuenta de activos y se carga a una cuenta de gastos a medida que se utiliza.

Si no gasta mucho dinero en suministros de oficina, puede cargar el gasto en el momento de hacer la compra. Es importante distinguir entre los suministros de oficina, que son gastos y equipo de oficina que deben ser depreciados de acuerdo con El Balance de la Pequeña Empresa.

¿Qué es una cuenta de gastos?

En el mundo de la contabilidad, cada transacción de negocios involucra por lo menos dos cuentas. Un gasto es un costo en el que se incurre durante las actividades operativas normales de su negocio. De acuerdo con AccountingTools, cuando usted carga suministros de oficina como un gasto a una cuenta como la de Suministros de Oficina, usted acreditaría una cuenta de efectivo si pagara por los suministros con dinero en efectivo. Pero si utiliza una tarjeta de crédito o recibe una factura que tiene que pagar, registra el gasto de suministros de oficina en la cuenta de Cuentas por Pagar. En el plan de cuentas, la cuenta de Efectivo es una cuenta de activos corrientes. La cuenta de Suministros de oficina es una cuenta de gastos operativos y la de Cuentas por pagar es una cuenta de pasivos.

¿Por qué es importante registrar los débitos y créditos?


Los débitos aumentan el saldo de una cuenta de gastos, mientras que los créditos disminuyen el saldo de una cuenta de activos. Por ejemplo, si paga en efectivo por suministros de oficina y acredita la cuenta de efectivo, el saldo de la cuenta de efectivo disminuye. Cuando se utiliza un sistema de contabilidad por partida doble, también se debe cargar la cuenta de Suministros de oficina, lo que aumenta el saldo de esa cuenta. Para cargar una cuenta, se hace la entrada en el lado izquierdo de la cuenta. Para acreditar una cuenta, se ingresa el monto en el lado derecho de la cuenta de acuerdo al Entrenador de Contabilidad.

¿Cómo se ajustan los asientos para los gastos prepagados?


Los artículos de oficina son típicamente gastos prepagados. Aunque los pagues cuando los compras, los usas gradualmente. Cuando se utiliza un sistema de contabilidad de acumulación, el mes en el que se registra por primera vez una transacción podría no ser el período contable en el que realmente se produce el gasto. Por consiguiente, es necesario hacer un asiento de ajuste más tarde. Si inicialmente se registra el material de oficina como un activo, se convierte en un gasto cuando se utiliza. En ese caso, usted haría un asiento de ajuste en sus registros contables al final del período contable.

Por ejemplo, si utiliza suministros de oficina por valor de 200 dólares durante el mes, realizaría un asiento de ajuste para contabilizar un débito por ese monto en la cuenta de gastos de Suministros de oficina. También ingresaría un crédito por ese monto en la cuenta de activos de Suministros.

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Contabilidad para organizaciones sin fines de lucro (ONGs)

La contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro se refiere al sistema único de registro y presentación de informes que se aplica a las operaciones comerciales realizadas por una organización sin fines de lucro. Una entidad sin fines de lucro es aquella que no tiene intereses de propiedad, que tiene un propósito operativo distinto del de obtener un beneficio y que recibe contribuciones significativas de terceros que no esperan recibir un rendimiento. La contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro emplea los siguientes conceptos que difieren de la contabilidad de una entidad con fines de lucro:

Activos netos. Los activos netos sustituyen al patrimonio en el balance, ya que no hay inversores que tomen una posición de patrimonio en una entidad sin fines de lucro.

Restricciones de los donantes. El activo neto se clasifica como con restricciones de los donantes o sin ellas. Los activos con restricciones de los donantes sólo se pueden utilizar de ciertas maneras, y con frecuencia se asignan sólo a programas específicos. Los activos sin restricciones de los donantes pueden utilizarse para cualquier propósito.

Programas. Existe una organización sin fines de lucro para proporcionar algún tipo de servicio, que se denomina programa. Una organización sin fines de lucro puede operar varios programas diferentes, cada uno de los cuales se contabiliza por separado. Al hacerlo, se pueden ver los ingresos y gastos asociados a cada programa.

Gestión y administración. Los costos pueden asignarse a la clasificación de gestión y administración, que se refiere a la estructura general de gastos generales de una organización no lucrativa. Los donantes quieren que esta cifra sea lo más baja posible, lo que implica que el grueso de sus contribuciones vaya directamente a los programas.

Recaudación de fondos. Los costos pueden asignarse a la clasificación de recaudación de fondos, que se refiere a las actividades de venta y mercadeo de una organización sin fines de lucro, tales como solicitudes, eventos de recaudación de fondos y la redacción de propuestas de subvención.

Estados financieros. Los estados financieros producidos por una entidad sin fines de lucro difieren en varios aspectos de los emitidos por una entidad con fines de lucro. Por ejemplo, el estado de actividades reemplaza al estado de resultados, mientras que el estado de situación financiera reemplaza al balance. Tanto las entidades con fines de lucro como las sin fines de lucro emiten un estado de las corrientes de efectivo. Por último, no existe un equivalente sin fines de lucro para el estado del capital contable, ya que una entidad sin fines de lucro no tiene capital.

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¿Qué es el arbitraje contable?

El arbitraje es el acto de comprar y vender un activo en diferentes mercados para aprovechar las diferencias de precios en esos mercados.

Cuando hay varias partes que participan en el arbitraje de manera continua, el precio cotizado en múltiples mercados tiende a converger hasta que las diferencias de precios ya no permiten un beneficio del arbitraje.

Por ejemplo, una persona descubre que un velero puede comprarse en Seattle por 50.000 euros y venderse en Madrid por 80.000 euros. El costo de transportar el velero a Madrid es de 10.000 euros por lo que existe la posibilidad de un beneficio de arbitraje de 20.000 euros por velero.

El concepto de arbitraje es especialmente frecuente en los mercados financieros, donde los sistemas automatizados de comercio detectan anomalías en los precios casi instantáneamente y crean transacciones de arbitraje para obtener beneficios.

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Las ventajas y desventajas del inventario justo a tiempo (JIT)

Un sistema de inventario “justo a tiempo” mantiene los niveles de inventario bajos produciendo sólo para pedidos específicos de clientes. El resultado es una gran reducción de la inversión de inventario y de los costos de desecho, aunque se requiere un alto nivel de coordinación. Este enfoque difiere de la alternativa más común de producir a un pronóstico de lo que podrían ser los pedidos de los clientes. Al utilizar los conceptos de “justo a tiempo”, se reduce en gran medida la necesidad de materias primas y de trabajo en curso, mientras que las existencias de productos acabados deberían ser prácticamente inexistentes. La utilización del inventario “justo a tiempo” tiene las siguientes ventajas:

Debería haber una cantidad mínima de obsolescencia de los inventarios, ya que la elevada tasa de rotación de los mismos impide que los artículos permanezcan en las existencias y se vuelvan obsoletos.

Como las series de producción son muy cortas, es más fácil detener la producción de un tipo de producto y cambiar a un producto diferente para satisfacer los cambios en la demanda de los clientes.

Los niveles muy bajos de inventario hacen que los costos de mantenimiento de las existencias (como el espacio en el almacén) se reduzcan al mínimo.

La empresa está invirtiendo mucho menos dinero en sus existencias, ya que se necesita menos inventario.

Un menor inventario puede resultar dañado dentro de la empresa, ya que no se mantiene el tiempo suficiente para que se produzcan accidentes relacionados con el almacenamiento. Además, el hecho de tener menos inventario da a los manipuladores de materiales más espacio para maniobrar, por lo que es menos probable que se topen con cualquier inventario almacenado y causen daños.

Los errores de producción pueden detectarse más rápidamente y corregirse, lo que da lugar a que se produzcan menos productos con defectos.

A pesar de la magnitud de las ventajas precedentes, también hay algunas desventajas asociadas al inventario “justo a tiempo”, que son:

Un proveedor que no entrega los bienes a la empresa exactamente a tiempo y en las cantidades correctas podría afectar seriamente al proceso de producción.

Un desastre natural podría interferir con el flujo de bienes a la empresa por parte de los proveedores, lo que podría detener la producción casi de inmediato.

Se debería realizar una inversión en tecnología de la información para conectar los sistemas informáticos de la empresa y sus proveedores, de manera que puedan coordinar la entrega de piezas y materiales.

Es posible que una empresa no pueda satisfacer de inmediato los requisitos de un pedido masivo e inesperado, ya que tiene pocas o ninguna reserva de productos terminados.

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¿Qué es un fondo de agencia?

Un fondo de agencia es un conjunto de fondos que una agencia del gobierno tiene en nombre de otra agencia del gobierno. Por ejemplo, si el Estado de Colorado recoge los fondos del impuesto sobre las ventas en nombre de la ciudad de Aurora, estos fondos se consideran fondos de la agencia. En el ejemplo, el Estado de Colorado actúa como el custodio de los fondos, que son designados para la eventual transferencia a la Ciudad de Aurora.

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¿Qué es el flete en contabilidad?

El flete es el costo de transporte asociado a la entrega de bienes de un proveedor a la entidad receptora. A efectos contables, el receptor añade este coste al coste de los bienes recibidos.

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¿Qué es un balance negativo contable?

Se produce un saldo negativo cuando el saldo final de un registro contable es el inverso del saldo normal previsto. Esta expectativa se basa en la clasificación de una cuenta dentro del plan de cuentas. Un saldo negativo debería producirse con relativa poca frecuencia. Por ejemplo, si una cuenta de activo tiene un saldo acreedor, en lugar de su saldo deudor normal, se dice que tiene un saldo negativo.

Un saldo negativo es un indicador de que puede haberse introducido en una cuenta una transacción contable incorrecta, y debe ser investigado. Por lo general, significa que los débitos y los créditos se anularon accidentalmente o que se utilizó la cuenta incorrecta como parte de un asiento. Así pues, al cerrar los libros al final de un ejercicio contable, la investigación de los saldos negativos de las cuentas es un procedimiento habitual que puede poner al descubierto varios errores en las transacciones.

A un nivel más específico, el término saldo negativo se refiere comúnmente a la cuenta corriente, en la que se tiene un saldo negativo si se han emitido cheques por una cantidad de dinero mayor que la disponible en la cuenta corriente. En esta situación, cree un asiento de diario para trasladar el monto de los cheques sobregirados a la cuenta de acreedores o a una cuenta de pasivo corriente similar; al hacerlo, se reduce el saldo de la cuenta corriente a cero y se muestra adecuadamente el monto sobregirado como pasivo corriente.

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Definición de contribución

La contribución es la cantidad de ingresos que queda después de que todos los costos directos se hayan restado de los ingresos. Este remanente es la cantidad disponible para pagar cualquier costo fijo en que incurra una empresa durante un período de presentación de informes. Cualquier exceso de la contribución sobre los costos fijos equivale a la ganancia obtenida.

Los gastos directos son todos los gastos que varían directamente con los ingresos, como el costo de los materiales y las comisiones. Por ejemplo, si una empresa tiene ingresos de 1.000 euros y costos directos de 800 euros, entonces tiene un monto residual de 200 euros que puede ser aportado para el pago de los costos fijos. Esta cantidad de 200 euros es la contribución que surge de las operaciones.

El concepto de contribución suele denominarse margen de contribución, que es la cantidad residual dividida por los ingresos. Es más fácil evaluar la contribución sobre una base porcentual, para ver si hay cambios en la proporción de la contribución a los ingresos a lo largo del tiempo.

La contribución debe calcularse utilizando la base contable de devengo, de modo que todos los costos relacionados con los ingresos se reconozcan en el mismo período que los ingresos. De lo contrario, el monto de los gastos reconocidos puede incluir incorrectamente costos no relacionados con los ingresos, o no incluir los costos que deberían estar relacionados con los ingresos.

El concepto de contribución es útil para determinar el punto de precio más bajo posible al que deben cobrarse los productos y servicios, y seguir cubriendo todos los costos fijos. Así pues, un conocimiento detallado de la contribución es útil en las siguientes situaciones:

Fijación de precios. Los acuerdos especiales de fijación de precios deben diseñarse de modo que produzcan algún tipo de contribución; de lo contrario, una empresa está esencialmente perdiendo dinero cada vez que realiza una venta.

Gastos de capital. La administración puede estimar cómo los gastos en activos fijos alteran el monto de los costos directos incurridos, y cómo esto impacta en las ganancias. Por ejemplo, un gasto para un robot puede reducir los costos directos de mano de obra, pero aumenta los costos fijos.

Presupuestar. El equipo de administración puede utilizar estimaciones de ventas, costos directos y costos fijos para pronosticar los niveles de ganancia en períodos futuros.

Un resultado común del análisis de contribución es un mayor entendimiento del número de unidades de producto que deben ser vendidas para apoyar un incremento en los costos fijos. Este conocimiento puede utilizarse para reducir los costos fijos o aumentar el margen de contribución en las ventas de productos, con lo que se afinan los beneficios.

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¿Qué es un endoso de un pagaré?

Según el contexto de su uso, un respaldo puede tener diferentes significados. Un endoso puede ser una firma que autoriza la transferencia legal de un título negociable entre las partes.

Los endosos también pueden ser enmiendas a contratos o documentos, como pólizas de seguro de vida o licencias de conducir.

Una declaración pública de apoyo a una persona, producto o servicio también se denomina endoso. Por ejemplo, un jugador de baloncesto de la WNBA puede endosar un par de zapatos de la marca Nike en un anuncio.

CLAVES DE UN ENDOSO


Según el contexto de su uso, un respaldo puede tener diferentes significados.
Los endosos también pueden ser enmiendas a contratos o documentos, como pólizas de seguro de vida o licencias de conducir.
Una declaración pública de apoyo a una persona, producto o servicio también se denomina endoso.

Tipos de avales


Firma de endosos

Una firma es un aval. Por ejemplo, cuando un empleador firma un cheque de nómina, autoriza o endosa la transferencia de dinero de la cuenta de la empresa al empleado. El acto de firmar el cheque se considera un endoso, que sirve como prueba de la intención del pagador de transferir fondos al beneficiario.

En una transacción financiera en la que una de las partes entrega un cheque a la otra, el beneficiario nombrado en el cheque debe endosar el cheque antes de que se cobre. El beneficiario endosa el cheque firmando en el reverso. La firma en el reverso del cheque indica que la transacción está completa y permite la transferencia de dinero ordenada por el cheque.

Si en el cheque figura más de una persona como beneficiario, los requisitos de endoso difieren según la forma en que estén escritos los nombres. (Por ejemplo, si el cheque está escrito a nombre de John Doe y Jane Doe, ambas personas deben firmar el cheque). Si el cheque está escrito a nombre de John Doe o Jane Doe, entonces sólo se requiere una firma.

Firmar el reverso de un cheque para ser cobrado se llama endoso en blanco. Cualquiera puede cobrar o depositar un cheque con un endoso en blanco, incluso si el cheque no está escrito para esa persona.
Endosos del seguro
Los endosos de seguros son enmiendas en forma de modificaciones o adiciones a la póliza original. Por ejemplo, una disposición de la póliza que permite continuar los ingresos mensuales de un beneficiario después del fallecimiento del asegurado es un ejemplo de un endoso y también se conoce como cláusula adicional. Normalmente, este tipo de endoso aumenta la prima de la póliza debido a los beneficios añadidos al (a los) asegurado(s) y al (a los) beneficiario(s) y al aumento del riesgo para el asegurador.

Endosos de licencia


Los avales de licencia dan derechos o privilegios adicionales a un licenciatario. Por ejemplo, un conductor que obtiene un endoso de motocicleta en una licencia de conducir está autorizado a conducir una motocicleta en las vías públicas. Los endosos de la licencia también se refieren a los tipos de vehículos autorizados o al tipo de carga que puede llevar un vehículo.

Lo contrario de un endoso de licencia es una restricción. Una restricción pone en guardia el derecho de la persona a operar un vehículo. Por ejemplo, las restricciones de los lentes correctivos. Las restricciones de los lentes se aplican a las personas cuya visión natural no cumple con los requisitos mínimos para la operación de un vehículo sin el uso de lentes correctivos.

Consideraciones especiales


Los respaldos también pueden representar una muestra de apoyo o una forma de aprobación. Una persona o entidad puede hacer una declaración pública de apoyo a una persona, producto o servicio. Lo más común es que esto ocurra cuando un funcionario del gobierno, una persona influyente o una entidad expresa su apoyo a un candidato político. Por ejemplo, un periódico puede respaldar a un candidato político que se presenta a las próximas elecciones.

En el ámbito de la comercialización, los partidarios de los productos se denominan a veces “influyentes”. A menudo los influenciadores aprovechan los medios sociales para comercializar los objetos de su apoyo.

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¿Qué son las transacciones y declaraciones de partes relacionadas?

Las transacciones de partes conexas se realizan con otras partes con las que una entidad tiene una estrecha asociación. La divulgación de información sobre partes vinculadas se considera útil para los lectores de los estados financieros de una empresa, en particular en lo que respecta al examen de los cambios en sus resultados financieros y su situación financiera a lo largo del tiempo, y en comparación con la misma información para otras empresas. Ejemplos de partes conexas son:

  • Afiliadas
  • Otras filiales bajo control común
  • Los dueños del negocio, sus gerentes y sus familias…
  • La entidad matriz
  • Fideicomisos en beneficio de los empleados

Hay muchos tipos de transacciones que pueden realizarse entre partes relacionadas, como ventas, transferencias de activos, arrendamientos, acuerdos de préstamo, garantías, asignaciones de gastos comunes y la presentación de declaraciones de impuestos consolidadas.

En general, debe divulgarse toda transacción entre partes relacionadas que pueda repercutir en la toma de decisiones de los usuarios de los estados financieros de una empresa. Esto implica las siguientes divulgaciones:

General. Revelar todas las transacciones importantes de las partes relacionadas, incluida la naturaleza de la relación, la naturaleza de las transacciones, los montos en dólares de las transacciones, las sumas adeudadas a las partes relacionadas o de ellas y las condiciones de liquidación (incluidos los saldos relacionados con los impuestos), y el método por el cual se asigna a los miembros de un grupo cualquier gasto de impuestos corrientes y diferidos. No se incluyen los acuerdos de compensación, las asignaciones de gastos ni ninguna transacción que se elimine en la consolidación de los estados financieros.

Relación de control. Revelar la naturaleza de cualquier relación de control en la que la empresa y otras entidades estén bajo propiedad común o control de la administración, y este control podría dar resultados diferentes de los que se obtendrían si las otras entidades no estuvieran bajo un control similar, incluso si no hay transacciones entre las empresas.

Cuentas por cobrar. Revele por separado las cuentas por cobrar de los funcionarios, empleados o entidades afiliadas.

En función de las transacciones, puede ser aceptable agregar cierta información sobre las partes vinculadas por tipo de transacción. Además, puede ser necesario revelar el nombre de una parte relacionada, si hacerlo es necesario para comprender la relación.

Cuando revele información sobre partes relacionadas, no declare ni dé a entender que las transacciones se realizaron en condiciones de plena competencia, a menos que pueda fundamentar la reclamación.